标准搜索结果: 'GB/T 34110-2017'
| 标准编号 | GB/T 34110-2017 (GB/T34110-2017) | | 中文名称 | 信息与文献 文件管理体系 基础与术语 | | 英文名称 | Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary | | 行业 | 国家标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 国际标准分类 | 35.040 | | 字数估计 | 22,211 | | 发布日期 | 2017-07-31 | | 实施日期 | 2017-11-01 | | 发布机构 | 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会 | GB/T 34110-2017
Information and documentation--Management systems for records--Fundamentals and vocabulary
ICS 35.040
A14
中华人民共和国国家标准
信息与文献 文件管理体系
基础与术语
(ISO 30300.2011,IDT)
2017-07-31发布
2017-11-01实施
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局
中国国家标准化管理委员会发布
目次
前言 Ⅲ
引言 Ⅳ
1 范围 1
2 文件管理体系的基础 1
2.1 文件管理体系和管理体系的关系 1
2.2 组织的环境 1
2.3 文件管理体系构建的必要性 2
2.3.1 目的 2
2.3.2 可靠、真实、完整和可用的文件 2
2.3.2.1 总则 2
2.3.2.2 可靠性 2
2.3.2.3 真实性 2
2.3.2.4 完整性 2
2.3.2.5 可用性 3
2.3.3 文件系统的建立 3
2.3.3.1 总则 3
2.3.3.2 可靠性 3
2.3.3.3 安全性 3
2.3.3.4 合规性 3
2.3.3.5 综合性 3
2.3.3.6 系统性 3
2.4 文件管理体系的原则 4
2.4.1 总则 4
2.4.2 以客户和其他利益相关方为中心 4
2.4.3 领导和问责 4
2.4.4 基于证据的决策 4
2.4.5 全员参与 4
2.4.6 过程方法 4
2.4.7 采用系统方法进行管理 4
2.4.8 持续改进 4
2.5 文件管理体系的过程方法 4
2.6 最高管理者的职责 5
2.7 与其他管理体系的关系 5
3 术语和定义 6
3.1 与文件相关的术语 6
3.2 与管理相关的术语 7
3.3 与文件管理过程相关的术语 8
3.4 与文件管理体系相关的术语 9
附录A(资料性附录) 用于词汇表构建的方法论 10
A.1 总则 10
A.2 概念关系及其图示方 10
A.3 概念图 10
参考文献 13
索引 14
图1 文件管理体系标准结构 Ⅳ
图2 文件管理体系结构 5
图 A.3.1 与文件相关的术语 10
图 A.3.2 与管理相关的术语 11
图 A.3.3 与文件管理过程相关的术语 11
图 A.3.4 与文件管理体系相关的术语 12
前言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准使用翻译法等同采用ISO 30300.2011《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》。
本标准与ISO 30300.2011相比,做出了以下编辑性修改.
---修改了2.3.2的标题。
本标准由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)提出并归口。
本标准起草单位.中国人民大学信息资源管理学院、国家档案局、中国科学技术信息研究所、中国电
子文件管理部际联系会议办公室、中国电子技术标准化研究院、南开大学商学院、电子政务云计算应用
技术国家工程实验室。
本标准主要起草人.安小米、杜梅、王红敏、张楠、刘春燕、孙舒扬、朱莉、白文琳、张静、高麟鹏、
连樟文、朱叶吉、潘星星。
引 言
组织的成功主要依靠管理体系的实施和维护,用以持续改进绩效并满足所有利益相关方的需求。
管理体系为实现组织目标提供了制定决策和管理资源的方法论。
文件的创建和管理是任何组织活动、业务过程和信息系统的有机组成,能提高业务有效性,加强问
责、管控风险并保证业务连续性,促使组织将信息资源视为业务资产、商业资产和知识资产进行资本化
管理,有利于保存集体记忆,应对全球化和数字化环境带来的挑战。
在鼓励良好业务实践的组织环境里,管理体系标准为高层管理者提供了系统的、可评测的组织管控
工具。
制定的文件管理体系标准,旨在帮助各种类型、规模的组织,或者有共同业务活动的组织间的团体
建立、实施和持续改进有效的文件管理体系。文件管理体系对组织制定并实现文件方针和目标进行指
导和控制,通过以下措施达到上述宗旨.
a) 明确岗位及其职责;
b) 系统化的过程;
c) 测量和评估;
d) 评审和改进。
基于组织要求合理实施文件方针和目标,可以确保业务活动形成的证据和相关的权威、可靠的信息
得以形成和有效管理,并为有需要的人在需要的时候提供利用。文件方针及目标的成功实施能使文件
和文件系统适宜地满足组织的全部宗旨。
在组织内实施文件管理体系也有助于保证决策的透明度和可追溯性,这些决策是通过责任化管理
和明确规定问责来实现的。
文件管理体系系列标准是在管理体系标准框架下完成的,与其他管理体系标准保持兼容,并使用了
相同的要素和方法。文件管理体系标准结构如图1所示。
图1 文件管理体系标准结构
这些标准适用于为下列行为提供框架和指南.
a) 建立关于文件方针、程序和问责的系统化管理,而不考虑文件本身的目的、内容和记录载体;
b) 确定组织对文件和文件方针、程序、过程和体系的责任、权限和问责;
c) 设计并实施文件管理体系;
d) 通过绩效评估和持续改进取得文件管理体系的质量保证。
信息与文献 文件管理体系
基础与术语
1 范围
本标准界定了文件管理体系中术语和定义,同时明确了文件管理体系的使用目的,提供了文件管理
体系的使用原则,为最高管理者提供了过程方法,明确了岗位定位。
本标准适用于有下列需求的任意类型的组织.
a) 建立、实施、维护、改进文件管理体系以支持其业务;
b) 确保组织的文件管理体系与其规定的文件方针保持一致;
c) 通过以下方式来论证与本标准的一致性.
1) 开展自我评估和自我鉴定;
2) 通过外部第三方来证实自我鉴定;
3) 通过外部第三方来认证文件管理体系。
2 文件管理体系的基础
2.1 文件管理体系和管理体系的关系
为了实现组织目标,所有组织都会创建并控制作为其活动执行结果的文件。
文件管理体系为组织在文件系统中控制文件建立了方针、目标和指导性框架,确保文件系统能够满
足组织的要求。
在文件管理体系框架内,需要设计、实施并监控文件过程和控制活动,使其符合组织的文件方针、目
标和指令。这包括决定文件系统如何管理文件过程和控制活动,作为评估结果证据的文件如何与管理
体系相关联。
管理体系包括文件管理体系,本身都会形成文件。这些文件以及文件管理的方式转而影响新的组
织业务活动,例如新产品或新服务的开发。这些文件也可以用来监控管理体系的运行,以及这些管理体
系和活动在多大程度上满足组织要求。通过这种方式,文件管理体系可以管理其他管理体系的文件要
求,如同规定文件管理体系的要求一样。
2.2 组织的环境
组织或组织的团体可以根据其业务背景和要求,使用......
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