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| 标准编号 | GB/T 34112-2017 (GB/T34112-2017) | | 中文名称 | 信息与文献 文件管理体系 要求 | | 英文名称 | Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements | | 行业 | 国家标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 国际标准分类 | 35.040 | | 字数估计 | 26,278 | | 发布日期 | 2017-07-31 | | 实施日期 | 2017-11-01 | | 发布机构 | 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会 | GB/T 34112-2017
Information and documentation--Management systems for records--Requirements
ICS 35.040
A14
中华人民共和国国家标准
信息与文献 文件管理体系 要求
(ISO 30301.2011,IDT)
2017-07-31发布
2017-11-01实施
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局
中国国家标准化管理委员会发布
目次
前言 Ⅲ
引言 Ⅳ
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 术语和定义 1
4 组织背景 1
4.1 了解组织及其背景 1
4.2 业务、法律和其他要求 2
4.3 界定文件管理体系的范围 2
5 领导力 2
5.1 管理承诺 2
5.2 方针 3
5.3 组织的岗位、职责和权限 3
5.3.1 总则 3
5.3.2 管理职责 3
5.3.3 业务职责 3
6 规划 3
6.1 应对风险和机遇的措施 3
6.2 文件管理的目标和计划 4
7 支持 4
7.1 资源 4
7.2 能力 4
7.3 意识和培训 5
7.4 沟通 5
7.5 证明性文档 5
7.5.1 总则 5
7.5.2 证明性文档的控制 5
8 运行 6
8.1 运行计划和控制 6
8.2 文件过程的设计 6
8.3 文件系统的实施 6
9 绩效评估 7
9.1 监控、测评、分析和评估 7
9.2 内部体系审计 7
10 改进 8
10.1 不符合项控制和纠正措施 8
10.2 持续改进 8
附录A(规范性附录) 过程与控制 9
的对应关系 12
附录C(资料性附录) 自评估检查表 16
参考文献 18
图1 文件管理体系标准结构 Ⅳ
图2 文件管理体系结构 Ⅴ
前言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准使用翻译法等同采用ISO 30301.2011《信息与文献 文件管理体系 要求》。
本标准与ISO 30301.2011相比,做了以下编辑性修改.
---补充了本标准中的文件管理人员包括档案管理人员及知识管理人员。
本标准由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)提出并归口。
本标准起草单位.中国人民大学信息资源管理学院、国家档案局、中国科学技术信息研究所、中国电
子文件管理部际联系会议办公室、中国电子技术标准化研究院、南开大学商学院、电子政务云计算应用
技术国家工程实验室。
本标准主要起草人.安小米、杜梅、王红敏、张楠、刘春燕、孙舒扬、朱莉、白文琳、张静、高麟鹏、连樟文、
朱叶吉、潘星星。
引 言
组织的成功主要依赖于管理体系的实施和维护,以持续改进绩效并满足所有利益相关方的需求。
管理体系为实现组织目标提供了制定决策和管理资源的方法论。
文件的创建和管理是任何组织活动、业务过程和信息系统的有机组成,并能提高业务有效性,加强
问责、管控风险并保证业务连续性,促使组织将信息资源视为业务资产、商业资产和知识资产进行资本
化管理,有利于保存集体记忆,应对全球化和数字化环境带来的挑战。
在鼓励良好业务实践的组织环境中,管理体系标准为高层管理者提供了系统的、可评测的用以管控
组织的工具。
文件管理体系标准,旨在帮助各种类型、规模的组织,或者有共同业务活动的组织团体建立、实施和
持续改进有效的文件管理体系。文件管理体系对组织制定并实现文件方针和目标,进行指导和控制,通
过以下措施达到上述宗旨.
a) 明确岗位及其职责;
b) 系统化的过程;
c) 测量和评估;
d) 评审和改进。
基于组织要求合理实施文件方针和目标,可以确保业务活动形成的证据和相关的权威、可靠的信息
得以形成和有效管理,并为有需要的人在需要的时候提供利用。文件方针及目标的成功实施能使文件
和文件系统适宜地满足组织的全部宗旨。
在组织内实施文件管理体系也有助于保证决策的透明度和可追溯性,这些决策是通过责任化管理
和明确规定问责来实现的。
文件管理体系系列标准是在管理体系标准框架下完成的,与其他管理体系标准保持兼容(见附录B),
并使用了相同的要素和方法论。文件管理体系标准结构如图1所示。
图1 文件管理体系标准结构
图2 文件管理体系结构
信息与文献 文件管理体系 要求
1 范围
本标准规定了文件管理体系应满足的要求,以支持组织实现其职权、使命、战略和目标。本标准为
建立、实施文件方针、目标,考评、监测文件管理的绩效提供指南。
建立文件管理体系的可以是单个组织,也可以是拥有共同业务活动的多个组织。本标准所指“组
织”,不局限于单个组织,还包括其他类型的组织结构。
本标准适用于有下列需求的任意类型的组织.
a) 建立、实施、维护与改进文件管理体系以支持其业务;
b) 确保组织的文件管理体系与其规定的文件方针保持一致;
c) 通过以下方式来证明与本标准的一致性.
1) 开展自我评估和自我鉴定;
2) 通过外部第三方来证实自我鉴定;
3) 通过外部第三方来认证文件管理体系。
本标准可以与其他管理体系标准(MSS)同步实施,且尤为有效地呈现了与其他管理体系标准的证
明性文档和文件要求的一致性。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文
件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 34110-2017 信息与文献 文件管理体系 基础与术语(ISO 30300.2011,IDT)
3 术语和定义
GB/T 34110-2017界定的术语和定义适用于本文件。
4 组织背景
4.1 了解组织及其背景
在建立或评估文件管理体系时,组织应全面考虑相关的外部因素和内部因素。
这些已识别并纳入考虑范围的......
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