路径: 主页 > GB/T > 第694页 > GB/T 41207-2021 | 标准编号 | GB/T 41207-2021 (GB/T41207-2021) | | 中文名称 | | | 英文名称 | Information and documentation - Management systems for records - Guidelines for implementation | | 行业 | 国家标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 字数估计 | 29,285 | | 发布机构 | 国家市场监督管理总局、中国国家标准化管理委员会 | GB/T 41207-2021
Information and documentation -- Management systems for records -- Guidelines for implementation
ICS 01.140.20
CCSA14
中华人民共和国国家标准
信息与文献 文件(档案)管理体系
实施指南
(ISO 30302:2015,IDT)
2021-12-31发布
2022-07-01实施
国 家 市 场 监 督 管 理 总 局
国 家 标 准 化 管 理 委 员 会 发 布
目次
前言 Ⅲ
引言 Ⅳ
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 术语和定义 1
4 组织背景 1
4.1 了解组织及其背景 1
4.2 业务、法律及其他需考虑的因素 2
4.3 界定 MSR的范围 3
5 领导作用 3
5.1 管理承诺 3
5.2 方针 3
5.3 组织的岗位、职责和权限 4
5.3.1 总则 4
5.3.2 管理职责 5
5.3.3 执行职责 5
6 规划 6
6.1 应对风险和机遇的措施 6
6.2 文件管理的目标和规划 7
7 支持 8
7.1 资源 8
7.2 能力 8
7.3 意识和培训 9
7.4 沟通 10
7.5 证明性文档 10
7.5.1 总则 10
7.5.2 证明性文档的控制 12
8 运行 12
8.1 运行规划和控制 12
8.2 文件过程的设计 13
8.3 文件系统的实施 15
9 绩效评价 16
9.1 监控、测量、分析和评价 16
9.1.1 确定如何监控、测量、分析和评估,及其内容 16
9.1.2 对于文件过程和文件系统运行绩效,以及 MSR有效性的评估 17
9.1.3 评估有效性 17
9.2 内部体系审计 18
9.3 管理评审 18
10 改进 19
10.1 不符合项控制和纠正措施 19
10.2 持续改进 20
附录A(资料性) 关于信息来源和支持组织背景分析需考虑因素的示例 21
A.1 信息来源 21
A.2 需考虑的因素 21
参考文献 23
前言
本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
GB/T 41207《信息与文献 文件(档案)管理体系 实施指南》、GB/T 34112《信息与文献 文件管
理体系 要求》和GB/T 34110《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》共同构成支撑文件管理的
系列国家标准。
本文件使用翻译法等同采用ISO 30302:2015《信息与文献 文件(档案)管理体系 实施指南》。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)提出并归口。
本文件起草单位:中国人民大学、国家档案局、天津师范大学、中国科学技术信息研究所、山东省计
算中心(国家超级计算济南中心)、高地知库(北京)信息咨询有限公司、中电科大数据研究院有限公司、
郑州航富数波科技有限公司、上海信联信息发展股份有限公司、深圳市电子政务云计算应用技术国家工
程实验室有限公司。
本文件主要起草人:安小米、白文琳、聂曼影、加小双、刘春燕、蔡盈芳、钱恒、孙舒扬、王金祥、
张大鹏、何芮、杨安荣、庞玲玲、胡菊芳、程序、连樟文。
引 言
GB/T 34110对文件(档案)管理体系(MSR)系列标准和 MSR目标及受益和相关术语进行了详细
说明;GB/T 34112对 MSR需考虑的因素进行了详细说明,规定适用于组织在业务活动中形成和管理
文件的能力;本文件则为 MSR提供了实践指南。本文件所称“文件”1)等同于中文语境下的机关单位或
组织的文件和档案。
1) 根据中国档案工作实际,“records”翻译成“文件”,等同于中文语境下的机关单位或组织的文件和档案(不包括
档案馆藏档案),标题上采用“文件(档案)”,便于检索,也便于维护文件(档案)管理系列国际标准中“records”的
本意,便于维护已经采标的国家标准使用的连贯性和更广泛推广应用。
本文件在符合GB/T 34112内容的同时为组织内实施 MSR提供了实践指南。本文件包含建立和
维护 MSR的所有需考虑的因素。MSR的实施通常以项目的形式执行。一个 MSR能在如下情况实
施:已经有文件系统或项目的组织想要评审和改进对这些系统或项目的管理,或是组织首次规划在文件
生成和控制中运用体系化和可证实的方法。实施指南在上述情况下均适用。
组织决定实施 MSR之前需要初步评估现有文件和文件系统已经识别重要改进过程中需要解决的
风险和机遇。比如,在改变主要信息技术平台或外包一个高风险的业务过程时,采用 MSR就相当于实
施降低风险的策略。或者,MSR能为重大改进提供一个标准化的管理框架,如将文件过程与特定业务
过程集成处理或改进对于线上业务往来文件或使用社交媒体的业务的控制和管理。
根据组织的规模、性质以及复杂度,以及已经实施的 MSR的成熟级别,本文件能灵活进行使用。
每个组织所处的背景和复杂程度都是独特的,且组织的特定背景需考虑的因素还会对 MSR实施产生
影响。小型组织能对本文件中所描述的措施进行相应的简化,而大型或复杂的组织则可能需要一个多
层的管理体系,以有效实施和管理本文件中的各类活动。
本文件采用与GB/T 34112相同的结构,说明了为满足GB/T 34112内容而采取的措施,以及如何
以文档记录这些措施。
---第4章解决了如何分析 MSR需求的问题。通过此分析,明确了 MSR的范围,并定义了实施
MSR与其他管理体系的关系。
---第5章解释了如何从最高管理者处获取承诺。此承诺在文件方针、职责分配、MSR的实施规
划以及采纳文件管理目标中均能体现。
---第6章解决问题,这些问题在高等级风险分析、组织所处背景分析(见第4章)以及可获得的资
源(见第7章)表现。
---第7章列出了 MSR所需的支持,比如资源、能力、培训和沟通以及证明性文档。
---第8章解决了对将要实施的文件过程的定义或评审以及规划的相关问题。包括组织的背景需
求和范围(见第4章)、文件方针(见5.2)、风险分析(见6.1)以及为了满足文件管理目标
(见6.2)的实施过程中的资源需求。第8章解释了宜为 MSR实施哪些文件过程和系统。
---第9章和第10章解决了绩效评价以及改进GB/T 34112中的规划、目标和需考虑的因素的相
关问题。
对于GB/T 34112中第4~10章中的每一条,本文件提供了以下内容:
---满足GB/T 34112所需的必要活动---这些活动能按顺序实施,但其中一些活动需要以同样
的背景分析并同步实施;
---对措施的输入---说明了措施实施的起始点,且此输入可能是上一措施的输出;
---措施的输出---这些输出是实施措施后产生的结果,或者能在整个活动过程中传输。
本文件的使用对象是领导 MSR实施和维护的负责人。本文件也可用于帮助最高管理者在其所在
组织建立文件管理体系,定位其范围以及实施的决策,也可供负责领导 MSR实施和维护的人员使用。
关于如何设计可操作的文件过程的概念来源于GB/T 26162-2021中给出的原则。其他设计、实施、监
控和改进文件过程、控制和系统时宜使用的原则性工具的国家标准和技术报告,能与本文件在实施更加
细化的 MSR业务要素中结合使用。
已经实施GB/T 26162-2021的组织能在体系化的和可证实的 MSR方法指导下运用本文件来开
发组织管理文件的基础设施。
信息与文献 文件(档案)管理体系
实施指南
1 范围
本文件描述了在设计和实施 MSR时需要进行的各项活动,GB/T 34112-2017中所规定的内容没
有改动和减少。
本文件适用于不同规模的各类组织(例如:企业、政府机关、非营利组织等)。
所有需要实施 MSR的组织遵循本文件。
注:本文件是依据GB/T 34112-2017内容制定的文件(档案)管理体系(MSR)实施指南,宜与GB/T 34110-2017
和GB/T 34112-2017共同使用。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文
件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于
本文件。
GB/T 34110-2017 信息与文献 文件管理体系 基础与术语(ISO 30300:2011,IDT)
GB/T 34112-2017 信息与文献 文件管理体系 要求(ISO 30301:2011,IDT)
3 术语和定义
GB/T 34110-2017界定的术语和定义适用于本文件。
4 组织背景
4.1 了解组织及其背景
组织背景宜决定和驱动 MSR的实施和改进。本章旨在确保组织在实施一项 MSR之前能够充分
考虑其背景及需求。这些需考虑的因素通过对组织背景的分析予以满足。整个实......
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