| 标准号码 | 价格美元 | 第2步(购买) | 交付天数 | 标准名称 |
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DA/T 85-2019
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政务服务事项电子文件归档规范
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| 标准编号 | DA/T 85-2019 (DA/T85-2019) | | 中文名称 | 政务服务事项电子文件归档规范 | | 英文名称 | Specification for government service electronic documents archiving | | 行业 | 档案行业标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 国际标准分类 | | | 发布日期 | 2019-12-16 | | 实施日期 | 2020-05-01 | | 标准依据 | 国家档案局公告(2019.12.16) | | 发布机构 | 国家档案局 | DA/T 85-2019
(Specifications for Electronic Document Filing of Government Affairs)
中华人民共和国档案行业标准
DA/T ８５-２０１９
政务服务事项电子文件归档规范
２０１９Ｇ１２Ｇ１６发布
２０２０Ｇ０５Ｇ０１实施
国家档案局 发 布 ３３１
DA/T ８５-２０１９
前言
本标准按照GB/T １．１-２００９给出的规则起草.
本标准由浙江省档案局提出.
本标准由国家档案局归口.
本标准起草单位:浙江省档案局、浙江省档案馆、福建南威软件有限公司.
本标准主要起草人:郑金月、张鹏程、梁绍红、姜超、黄文峰、胡文苑、王肖波、宋华、赵真、刘文萍、
高乐、王锦妙.
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DA/T ８５-２０１９
政务服务事项电子文件归档规范
１ 范围
本标准规定了政务服务事项电子文件归档的一般方法,包括归档工作流程和归档信息包的内容结
构、命名规则、元数据和存储格式等.
本标准适用于政务服务机构在全国一体化在线政务服务平台(以下简称一体化在线平台)上办理政
务服务事项(包括行政权力事项和公共服务事项)过程中形成的电子文件的归档.
２ 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的.凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文
件.凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件.
GB/T １８８９４-２０１６ 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T ３６９０５-２０１８ 电子证照 文件技术要求
DA/T １８-１９９９ 档案著录规则
DA/T ４７-２００９ 版式电子文件长期保存格式需求
３ 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件.
３．１
依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定,由法定行政机关或组织实施的对自然
人、法人和其他组织权力义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项.政务服务事项包括行政权
力事项和公共服务事项.
３．２
政务服务机构在履行其法定职责过程中,通过一体化在线平台形成、办理、传输和存储的数字格式
的各种信息记录.政务服务事项电子文件由内容、结构、背景组成.
３．３
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的政务服务事项电子文件.
３．４
办件 finishitem
政务服务事项按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动,是政务服务事项办理的基本单位.
３．５
归档 archiving
将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门
提交的过程.
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DA/T ８５-２０１９
[GB/T １８８９４-２０１６,定义３．１２]
３．６
容缺归档 alowmissingarchiving
一个政务服务事项的某些归档材料只能以非电子形式(如纸质)形成,在该政务服务事项电子文件
归档时以不完整状态(即不含某些非电子形式的材料)进行归档并标记的方式.
３．７
信息包 informationpackage
由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的电子文件信息整体.
３．８
政务服务事项电子文件归档过程中,系统根据一定的规则赋予归档电子文件信息整体的唯一编号.
３．９
元数据 metadata
描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据.
[GB/T １８８９４-２０１６,定义３．３]
４ 总则
４．１ 工作原则
４．１．１ 政务服务事项电子文件归档工作应遵循统筹规划、统一标准、规范管理、安全高效的原则,以实
现政务服务事项电子档案跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互认.
４．１．２ 符合国家有关规定要求的政务服务事项电子文件应以电子形式归档.除法律、法规另有规定
外,不再归档对应纸质材料.
４．２ 职责和分工
应明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工,主要包括以下三类部门的
职责和分工:
a) 档案行政管理部门负责在一体化在线平台规划和建设时提出政务服务事项电子文件归档功能
需求,组织制定政务服务事项电子文件归档制度,负责电子档案管理系统的统筹建设和应用培
训,负责指导和监督政务服务机构开展政务服务事项电子文件归档工作,负责审核政务服务事
项电子文件归档范围和档案保管期限表.
b) 政务服务机构负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表,做好政务服务事
项电子文件的形成、办理、归档和政务服务事项电子档案的管理工作;涉及多个政务服务机构
联合办理的政务服务事项,各政务服务机构按照各自职责分工做好归档工作.其中,政务服务
机构的业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的归档工作;政务服务机构的档案部门
负责做好政务服务事项电子档案的管理工作.
c) 信息化部门负责依据标准和实际需求开发一体化在线平台的电子文件归档和电子档案管理功
能,为政务服务事项电子文件归档提供技术支持.
４．３ 基本要求
４．３．１ 政务服务机构、信息化部门应按照国家网络安全等级保护标准建立政务服务事项电子文件安全
防护体系,配备必要的安全设施设备,并基于安全的网络和存储介质开展政务服务事项电子文件归档
工作.
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４．３．２ 政务服务事项电子文件的归档方式分为在线归档和离线归档;归档时间分为实时归档和定期归
档,定期归档最迟不能超过电子文件形成后的第２年６月.
５ 归档功能需求
５．１ 基本需求
一体化在线平台应具备政务服务事项电子文件归档功能,其基本功能应符合GB/T １８８９４-２０１６
中５．１ 的基本规定.基于一体化在线平台开发的政务服务事项电子档案管理功能应符合
GB/T １８８９４-２０１６中５．２的基本规定.
５．２ 归档配置功能
应能配置政务服务事项电子文件的归档范围、档案保管期限、电子文件号生成规则、档案密级、档案
开放标识等内容.
５．３ 整理组件功能
应能根据归档配置自动对电子文件及其元数据进行收集和整理,形成归档信息包,可支持通过时间
戳和数字摘要等技术手段确保电子文件真实性、安全性.
５．４ 清点检测功能
５．４．１ 应能在形成归档信息包时,根据归档配置信息对归档信息包的规范性、完整性等进行必要的自
动检测和清点,并支持合格信息包的自动归档.
５．４．２ 应能根据需要对自动检测结果不合格的待归档电子文件及其元数据进行人工补充;应能对特殊
原因造成的不合格结果进行容缺归档并备注说明具体原因.
５．５ 数据交换功能
应支持逐个或批量方式将归档信息包从一体化在线平台通过统一的数据交换接口交换到电子档案
管理系统;基于一体化在线平台完成电子文件归档和电子档案管理工作的,应支持将归档信息包从一体
化在线平台的电子文件归档模块交换到电子档案管理模块.
５．６ 统计监管和审计功能
５．６．１ 应支持对归档过程中的电子文件和电子档案按需求进行分类统计,对归档配置及归档数据进行
在线监管.
５．６．２ 应能对归档过程中的所有操作及操作人员、时间和结果等日志信息进行记录和跟踪审计.
６ 归档流程要求
６．１ 工作流程
６．１．１ 政务服务事项电子文件归档工作流程包括一体化在线平台归档功能的开发和部署、电子文件归
档范围和档案保管期限表的制定和审核、归档配置、开展归档等工作.
６．１．２ 应先完成电子文件归档范围和档案保管期限表的制定和审核,以及一体化在线平台归档功能的
开发和部署,再根据电子文件归档范围和档案保管期限表进行归档配置,最后由系统根据归档配置进行
归档,流程示意图参见附录A.
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６．２ 电子文件归档范围和档案保管期限表的制定
６．２．１ 应依据国家档案局令第８号以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录等要求制定
政务服务电子文件归档范围与保管期限表,政务服务形成的纸质文件归档范围与保管期限按其执行.
保管期限分为定期和永久,定期不应低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限.
６．２．２ 电子文件归档范围和档案保管期限表应以政务服务事项的最小细分项(如子项)为单位制定.
６．２．３ 政务服务事项的电子文件归档范围包括:
a) 反映政务服务事项办理部门主要职能活动和基本历史面貌的,对本部门工作、国家建设和历史
研究具有利用价值的电子文件;
b) 政务服务事项办理部门办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的在维护国家、集体
和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件;
c) 其他对政务服务事项办理部门的工作具有查考价值的电子文件.
６．２．４ 政务服务事项办理过程中以数据共享形式调阅的电子证照及其元数据应与该办件形成的电子
文件及元数据一并归档.
６．２．５ 用以证明行政执法全过程,满足司法审查等需要的行政执法文件、证据及其他相关材料应当归
档,包括:证据性材料、程序性材料、结果性材料.
６．３ 归档配置
６．３．１ 归档配置以政务服务事项的最小细分项进行设置.
６．３．２ 归档配置的内容包括但不限于保管期限、开放程度、密级、归档范围和归档材料目录、归档辅助
信息.归档辅助信息可根据归档工作实际进行设置,政务服务事项的归档材料目录示例参见附录B.
６．４ 归档工作的开展
６．４．１ 归档步骤
政务服务事项电子文件以单个办件为基本单位分两个阶段归档,一般由系统自动进行:
a) 第一阶段是在一体化在线平台上进行的预归档,这一阶段对电子文件及元数据进行收集和整
理,形成完整的归档信息包,并进行清点和生成验证消息.
b) 第二阶段是脱离一体化在线平台(或脱离一体化在线平台的业务归档模块),将归档信息包交
换到电子档案管理系统(或一体化在线平台的电子档案管理模块)上进行的正式归档,这一阶
段进行归档信息包的数据交换、归档检测、整理编目等过程,形成政务服务事项电子档案.
政务服务事项电子文件归档步骤见图１.
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图１ 政务服务事项电子文件归档步骤
６．４．２ 文件收集
政务服务事项办结后,系统根据预先设置的归档范围和归档材料目录,自动将政务服务事项办理过
程中形成的电子文件组件及元数据采集至归档文件夹中,并符合以下规定:
a) 采集的电子文件组件存储格式符合第９章的规定;
b) 采集的元数据符合第８章的规定;
c) 电子文件组件和元数据的采集一般以实时、物理的形式进行,以计算机自动采集为主,必要时
可人工补充.
６．４．３ 整理
将采集的电子文件组件及元数据按７．２的规定有序地存放至归档文件夹中,并按预先设置的命名
规则生成电子文件号,对归档文件夹进行命名.
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６．４．４ 形成归档信息包
将完成整理的电子文件组件及元数据以归档文件夹为单位进行压缩打包形成归档信息包.
６．４．５ 清点
对归档信息包中的电子文件组件及元数据进行自动清点.归档的电子文件门类、保管期限、件数应
当与归档信息包中的归档配置信息相匹配,元数据符合第８章的规定.经清点电子文件组件及元数据
有缺失的应予以补充,补充完整后重新归档;因特殊原因无法补充则在归档配置信息中记录原因后容缺
归档.
６．４．６ 生成验证信息
对归档信息包可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成验证信息,确保其可追溯.生成的验
证信息单独保存,并与归档信息包建立关联.
６．４．７ 数据交换
将归档信息包从一体化在线平台交换到电子档案管理系统,并按第１０章的规定生成政务服务事项
电子文件交换目录作为系统间交换凭据.数据交换一般基于 WebService等通用标准的统一数据交换
接口实现.基于一体化在线平台台完成电子文件归档和电子档案管理工作的,此步骤将归档信息包从
一体化在线平台的业务归档模块交换到电子档案管理模块.
６．４．８ 归档检测
通过专业检测工具或系统集成的检测模块,对归档信息包进行真实性、完整性、可用性、安全性等技
术检测和验证,记录检测时间、结果,并向一体化在线平台反馈检测结果.
６．４．９ 登记编目
将检测合格的归档电子文件及其元数据按GB/T １８８９４-２０１６的要求导入电子档案管理系统预归
档库进行登记,并自动编制档号,生成归档目录和归档登记表:
a) 可按７．３规定的命名规则将电子文件号自动转换为由全宗号、档案门类代码、机构(问题)代码
等要素组成的档号;
b) 对归档信息包中的基本信息进行解析,自动生成归档目录;
c) 根据需要,可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段元数据调整等操作,但不得修改电子
文件和办理阶段元数据的原始内容.
６．４．１０ 形成电子档案
将完成归档的政务服务事项电子档案导入电子档案管理系统正式库由政务服务机构的档案部门进
行管理.
７ 归档信息包的内容、结构和命名规则
７．１ 内容
７．１．１ 政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归档信息包,归档信息包的内容为单个政
务服务事项办件办理过程中形成的电子文件组件及其元数据.
７．１．２ 政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、基本信息和办理流程信息三类.政务服务
０４１
DA/T ８５-２０１９
事项电子文件归档内容见表１.
表１ 政务服务事项电子文件归档内容
归 档 内 容 说 明
元数据
归档配置信息
此次归档办件对应政务服务事项预先配置的归档材料目录、容缺归
档情况、实际采集归档的电子文件组件等信息
基本信息 此次归档办件的行政相对人、办理部门、办理事项、结果等信息
办理流程信息 此次归档办件办理的环节、人员、意见等流程信息
电子文件组件
此次归档办件形成和获取的表、证、单、书等文本、数据及图像、音频、
视频等多媒体文件,按归档材料目录分别存放
７．１．３ 归档内容中电子文件的题名著录应符合DA/T １８-１９９９的规定,文件存储格式应符合第９章
的规定.
７．２ 结构
７．２．１ 一般结构
７．２．１．１ 归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号命名的归档文件夹,归档文件夹内存放
归档的电子文件组件和元数据.
７．２．１．２ 电子文件组件按照预先设置的归档材料目录进行整理和排列,并存放在以归档材料目录命名
的文件夹中,一般决定类的电子文件组件排序在第一位.电子文件的归档材料目录及排序参见附录B,
归档信息包的一般结构示例参见附录C.
７．２．２ 嵌套结构
７．２．２．１ 对于已办结并归档的政务服务事项电子文件,在变更或补正电子文件及元数据时采用嵌套结
构形成新的归档信息包.
７．２．２．２ 嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致,在归档文件夹内存放原始的归档信息包、补正后
的元数据信息和电子文件组件.
７．２．２．３ 原始的归档信息包排序在第一位,补正后的元数据信息、新补正的电子文件组件参照一般结
构进行分类和排列,其内容结构示例参见附录D.
７．３ 命名规则
７．３．１ 基本规则
政务服务事项电子文件归档过程中形成的归档信息包以电子文件号命名.电子文件号实行统一编
号规则:部门代码Ｇ事项类型代码Ｇ主项代码Ｇ子项代码Ｇ年度Ｇ保管期限Ｇ归档流水号.命名示例:
３３０００００１９Ｇ０１Ｇ００１９０Ｇ００１Ｇ２０１７ＧD５Ｇ００００００１.
７．３．２ 部门代码
部门代码共９位,由６位行政区划编码和３位部门编码组成.行政区划编码参加见中华人民共和
国民政部发布的行政区划代码.部门编码参见C０１０９．１-２０１８中的中央业务指导(实施)部门代码或
省级机构编制部门按统一标准制定的部门编码,不足３位的前面补“０”.
１４１
DA/T ８５-２０１９
７．３．３ 事项代码
７．３．３．１ 事项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准,一般由事项类型代码、
主项代码和子项代码组成.
７．３．３．２ 事项类型代码共２位,参见C０１０９．１-２０１８中４．４的内容.
７．３．３．３ 主项代码共５位,参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码.
７．３．３．４ 子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码.其中,一级子项代码共３位,事项
无子项则以０００表示.二级及以上子项代码各２位,事项无二级及以上子项则不显示.各级子项代码
之间以“Ｇ”连接.
７．３．４ 年度
年度共４位,以数字字符表示,表示该政务服务事项的办结年份.
７．３．５ 保管期限
保管期限分为定期和永久.定期以字母“D”和保管时限表示,如“D３０”;永久以字母“Y”表示.
７．３．６ 归档流水号
归档流水号以７位阿拉伯数字表示,为同一分类体系下归档信息包的顺序代码.
８ 元数据要求
８．１ 归档配置信息
归档配置信息以XML格式文档保存,描述此次归档办件对应政务服务事项设定的归档材料目录、
容缺归档情况和实际采集归档的电子文件组件等信息,用于归档电子文件的清点和归档完整性检测,命
名为“归档配置信息．XML”,其元数据描述符合表２的要求.归档配置信息的格式示范参见附录E.
表２ 归档配置信息的元数据描述
序号 中文名称 英文名称 说明 约束性 可重复性 元素类型 数据类型 形成阶段
１ 事项类型 TaskType
一体化在线平台事项
管理系统中政务
服务事项的类型
可选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
２ 事项编码 TaskCode
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的基本编码
必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
３ 事项名称 TaskName
一体化在线平台事项
管理系统中政务服务
事项的名称
必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
４ 部门编码 DepartmentCode
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的编码
必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
２４１
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表２(续)
序号 中文名称 英文名称 说明 约束性 可重复性 元素类型 数据类型 形成阶段
５ 部门名称 DepartmentName
一体化在线平台中
政务服务事项
办理部门的名称
必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
６ 事项版本 TaskVersion
一体化在线平台
事项管理系统中
政务服务事项的版本号
必选 不可重复 简单型 字符型 办理阶段
７ 保管期限 RetentionPeriod
一体化在线平台上
配置的政务服务
事项保管期限
必选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段
８ 容缺归档 MissingArchive
包括容缺归档标记
和容缺归档原因
可选 不可重复 容器型 --- 归档阶段
容缺归档
标记
MissingFlag
一体化在线平台上对容
缺归档电子文件的标记
可选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段
１０
容缺归档
原因
MissingReason
一体化在线平台上
对容缺归档电子
文件的原因说明
可选 不可重复 简单型 字符型 归档阶段
１１ 归档范围 FilingRanges
一体化在线平台
配置的归档范围
必选 不可重复 容器型 --- 归档阶段
１２
归档材料
目录
FileCatalog
包括归档材料目录名称
和归档配置辅助信息
必选 可重复 容器型 --- 归档阶段
１３
归档材料
目录名称
FileCatalogName
一体化在线平台上
配置的应归档
材料的目录名称
必选 可重复 简单型 字符型......
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