| 标准编号 | GB/T 34110-2025 (GB/T34110-2025) | | 中文名称 | 信息与文献 文件（档案）管理 核心概念与术语 | | 英文名称 | Information and documentation - Records management - Core concepts and vocabulary | | 行业 | 国家标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 国际标准分类 | 01.140.20 | | 字数估计 | 26,239 | | 发布日期 | 2025-04-25 | | 实施日期 | 2025-11-01 | | 旧标准 (被替代) | GB/T 34110-2017 | | 发布机构 | 国家市场监督管理总局、中国国家标准化管理委员会 | GB/T 34110-2025: 信息与文献 文件（档案）管理 核心概念与术语
ICS 01.140.20
CCSA14
中华人民共和国国家标准
代替GB/T 34110-2017
信息与文献 文件(档案)管理
核心概念与术语
(ISO 30300:2020,IDT)
2025-04-25发布
2025-11-01实施
国 家 市 场 监 督 管 理 总 局
国 家 标 准 化 管 理 委 员 会 发 布
目次
前言 Ⅲ
引言 Ⅳ
1 范围 1
2 规范性引用文件 1
3 术语和定义 1
3.1 与组织概念相关的术语 1
3.2 与文件概念相关的术语 5
3.3 与鉴定概念相关的术语 6
3.4 与文件管理和文件过程概念相关的术语 6
3.5 与文件控制概念相关的术语 8
3.6 与体系(系统)以及文件系统概念相关的术语 8
附录A(资料性) 概念图 10
参考文献 13
索引 14
前言
本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
本文件代替GB/T 34110-2017《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》,与GB/T 34110-
2017相比,除结构调整和编辑性改动外,主要技术变化如下:
---删除了文件管理体系的基础(见2017年版的第2章);
---增加了“活动”“责任者”“审核”“访问控制”等术语和定义(见3.1.2、3.1.3、3.1.4、3.4.1);
---更改了“问责”“组织”“最高管理者”“资产”等定义(见3.1.1、3.1.19、3.1.27、3.2.1,2017年版的
3.2.1、3.2.3、3.2.5、3.1.2);
---删除了“档案”“文档(名词)”“证明性文档”等术语和定义(见2017年版的3.1.1);
---更改了第3章(见3.1~3.6,2017年版的3.1~3.4)。
本文件等同采用ISO 30300:2020《信息与文献 文件(档案)管理 核心概念与术语》。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)提出并归口。
本文件起草单位:中国人民大学、天津师范大学、国家档案局、国家信息中心、全国科学技术名词审
定委员会事务中心、中国电子技术标准化研究院、山东省计算中心(国家超级计算济南中心)、北京国信
唯实信息技术研究院有限公司、电子政务云计算应用技术国家工程实验室、北京柏睿数据技术股份有限
公司。
本文件主要起草人:安小米、白文琳、张向军、何芮、刘枝、聂曼影、张晖、张红卫、李刚、加小双、王金祥、
连樟文、赵菁华、胡菊芳、沈荣。
本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为:
---2017年首次发布为GB/T 34110-2017;
---本次为第一次修订。
引 言
0.1 总则
词汇表是一种“包含来自一个或多个领域或主题的名称和定义的术语词典”(见ISO 1087:2019中
3.7.5)。本文件为文件管理领域提供了一个词汇表,它定义了文件管理领域的核心概念,为ISO/TC46/SC11
范围内的标准制修订提供了共识基础。1)
1) 根据中国档案工作实际,“records”翻译成“文件”,等同于中文语境下的机关单位或组织的文件和档案(不包括
档案馆馆藏档案),标题上采用“文件(档案)”,便于检索,也便于维护文件(档案)管理系统国际标准中“records”
的本意,便于维护已经采标的国家标准使用的连贯性和更广泛推广应用。
明确、一致和连贯的标准需要明确、一致和连贯的术语。本文件遵循ISO/TC37为术语标准制定
提供的规则和指南。不熟悉术语工作的读者能通过ISO 704中增加理解。
本文件旨在为ISO/TC46/SC11的标准研制人员提供文件管理领域所使用概念的最相关定义,同
时可供标准用户和利益相关方使用,以明确地理解由连贯一致的术语和定义所表示的文件管理概念。
本文件中的术语和定义是在一个概念体系中制定的。概念是通过独特的特征组合所构建的知识单
元。概念按概念体系中的概念关系进行组织。概念体系用概念图形象呈现。特定领域中的一个概念用
一个术语表示。概念不一定局限于特定语言,但受社会或文化背景的影响,往往导致不同的分类。本文
件通过说明ISO/TC46/SC11标准中使用的文件管理核心概念,以及附录A中核心概念图里这些概念
之间的关系,促进了概念的跨语言和跨文化实践的一致理解。第3章按概念图的顺序,对在文件管理领
域确定的并在附录A各图中表达的概念进行了分组。图1为概览图,显现了附录A的子图与第3章各
条的映射关系。
图1 核心概念及其关系在第3章和附录A中的映射
注:A.2中说明了用于概念关系的图式的含义。
为了方便检索特定术语,本文件的最后提供了按字母排序的索引。
0.2 背景
本文件中的术语和定义基于GB/T 34110-2017的概念体系,并增加了GB/T 26162-2021中的
新概念。本文件也是ISO 文件管理体系系列的词汇标准。因此,它包括2019版《ISO/IEC 导则 第1
部分:ISO 补充部分 ISO 专用程序》附录L中所有核心术语及其定义。此外,本文件还包括与TC46/SC11
标准中使用的文件管理领域核心概念相关的术语和定义。
本文件并不是文件管理领域使用的术语的全部词汇表,也不是ISO/TC46/SC11标准的全部词
汇表。
0.3 如何应用本文件的术语和定义
现有ISO/TC46/SC11标准的任何修订版均采用本文件中的术语和定义。在所有ISO/TC46/SC11
标准的完整修订周期之前,如果其他ISO/TC46/SC11标准中存在重复或冲突的定义,则以本文件中
的定义为准。
在制定新标准或修订现有标准时,必要时能在该标准中添加其他术语和定义。也能在该标准中添
加现有术语的新注释,以满足特定目的或解释。在这两种情况下,除了引用ISO 30300外,新增定义能
包括在本文件的第3章中。
在本文件的未来修订中,将考虑收入ISO/TC46/SC11标准中新增的术语和定义。
信息与文献 文件(档案)管理
核心概念与术语
1 范围
本文件包含与文件管理领域核心概念相关的术语和定义。本文件并不限制ISO/TC46/SC11标
准中新术语的定义。
2 规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义
ISO 和IEC 维护的用于标准化的术语数据库网址如下:
---ISO 在线浏览平台:https://www.iso.org/obp
3.1 与组织概念相关的术语
3.1.1
问责 accountability
组织(3.1.19)对其管理机构、法务部门,以及其他利益相关方(3.1.13)就其决策和活动的负责情况。
[来源:ISO 26000:2010,2.1,修改---将“状态(state)”改为“情况(condition)”,并重新措辞,以便
更好地理解]
3.1.2
活动 activity
组织(3.1.19)执行的任务。
3.1.3
责任者 agent
负责或参与文件过程(3.4.13)的个人或群体。
注:技术工具(如软件应用程序)在替代个人或工作组时,如果常规地执行文件过程,则视为一个责任者。
3.1.4
审核 audit
一种系统的、独立的和能提供证明的过程(3.1.23),用于获取审核证据(3.2.6)并客观评估以确定其
对审核准则的满足......
|