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| 标准编号 | HY/T 056-2010 (HY/T056-2010) | | 中文名称 | 海洋科学技术研究档案业务规范 | | 英文名称 | Operational norms for archives on marine scientific and technological reaserch | | 行业 | 海洋行业标准 (推荐) | | 中标分类 | A14 | | 国际标准分类 | 01.140.20; 07.060 | | 字数估计 | 52,581 | | 发布日期 | 8/31/2010 | | 实施日期 | 10/1/2010 | | 旧标准 (被替代) | HY/T 056-2001 | | 引用标准 | GB/T 11821; GB/T 11822; GB/T 18894; DA/T 18; 档案库房技术管理暂行规定 国家档案局; 国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法 国家海洋局 | | 发布机构 | 国家海洋局 | | 范围 | 本标准规定了海洋科学技术研究文件材料收集、整理和归档以及海洋科学技术研究档案整理、编目、保管和开发利用等的基本方法和要求。本标准适用于海洋科学技术研究档案业务工作。 | HY/T 056-2010
Operational norms for archives on marine scientific and technological reaserch
ICS ０１．１４０．２０；０７．０６０
A１４
中华人民共和国海洋行业标准
HY／T０５６-２０１０
代替 ＨＹ/T ０５６-２００１
海洋科学技术研究档案业务规范
２０１０-０８-３１发布
２０１０-１０-０１实施
国 家 海 洋 局 发 布
目次
前言 Ⅴ
１ 范围 １
２ 规范性引用文件 １
３ 术语和定义 １
４ 总体要求 ２
５ 科研文件的收集 ２
５．１ 科研文件的积累 ２
５．２ 科研文件的汇总 ２
５．３ 科研文件的审查 ２
５．４ 科研文件的鉴定 ３
６ 科研文件的整理 ３
６．１ 整理单元构成 ３
６．２ 纸质文件整理 ３
６．２．１ 装订 ３
６．２．２ 分类 ３
６．２．３ 排序 ３
６．２．４ 立卷 ３
６．２．５ 文件装盒 ４
６．２．６ 编制卷内目录 ４
６．２．７ 编制卷内备考表 ４
６．２．８ 编制案卷封面 ５
６．２．９ 编制案卷脊背 ５
６．３ 电子文件整理 ５
６．３．１ 归档载体 ５
６．３．２ 分类 ５
６．３．３ 文件命名 ５
６．３．４ 文件组织 ５
６．３．５ 目录组织 ５
６．３．６ 建立说明文件 ５
６．３．７ 归档载体制作 ５
６．３．８ 标识包装 ６
６．３．９ 建立归档电子文件目录 ６
６．４ 建立替代卷 ６
７ 科研文件的归档 ６
７．１ 归档要求 ６
７．２ 归档份数 ７
７．３ 归档时间 ７
７．４ 归档程序 ７
HY／T０５６-２０１０
７．４．１ 归档审查 ７
７．４．２ 办理归档手续 ７
８ 科研档案的整理、编目和保管 ７
８．１ 科研档案的整理 ７
８．１．１ 档号标引 ７
８．１．２ 排序排重 ８
８．１．３ 分类标引 ８
８．１．４ 主题标引 ８
８．１．５ 科研文件的补充与修改 ８
８．２ 科研档案的编目 ９
８．２．１ 编制案卷目录 ９
８．２．２ 编制文件目录 ９
８．２．３ 编制全引目录 ９
８．２．４ 编制其他目录 ９
８．３ 科研档案的保管 ９
８．３．１ 保管要求 ９
８．３．２ 保管环境 ９
８．３．３ 检查维护 ９
９ 科研档案的统计和利用 １０
９．１ 科研档案的统计 １０
９．１．１ 统计形式 １０
９．１．２ 统计指标 １０
９．１．３ 统计要求 １０
９．２ 科研档案的利用 １０
９．２．１ 利用要求 １０
９．２．２ 档案阅览 １０
９．２．３ 档案咨询 １０
９．２．４ 档案开发 １１
９．２．５ 利用效果分析 １１
１０ 科研档案的鉴定、销毁和移交 １１
１０．１ 科研档案的鉴定 １１
１０．１．１ 鉴定内容 １１
１０．１．２ 鉴定时间 １１
１０．１．３ 鉴定程序 １１
１０．２ 科研档案的销毁 １１
１０．２．１ 编制销毁清册 １１
１０．２．２ 销毁程序 １１
１０．３ 科研档案的移交 １２
１０．３．１ 移交原则 １２
１０．３．２ 移交时间和范围 １２
１０．３．３ 移交程序 １２
１０．４ 科研档案的调整 １２
附录Ａ（规范性附录） 科研文件归档范围与档案保管期限 １３
HY／T０５６-２０１０
附录Ｂ（规范性附录） 科研文件归档说明书格式 １９
附录Ｃ（规范性附录） 科研文件整理用表格式 ２５
附录Ｄ（规范性附录） 科研档案管理用表格式 ３５
参考文献 ４５
图Ｂ．１ 归档说明书封面式样 １９
图Ｂ．２ 归档说明书第１页式样 ２０
图Ｂ．３ 归档说明书第２页式样 ２１
图Ｂ．４ 归档说明书第３页式样 ２２
图Ｂ．５ 归档说明书第４页式样 ２３
图Ｂ．６ 归档说明书第５页式样 ２４
图Ｃ．１ 科研文件鉴定登记表式样 ２５
图Ｃ．２ 卷盒式样 ２６
图Ｃ．３ 卷盒展开示意图 ２７
图Ｃ．４ 卷内目录式样 ２８
图Ｃ．５ 卷内备考表式样 ２９
图Ｃ．６ 案卷封面式样 ３０
图Ｃ．７ 案卷脊背式样 ３１
图Ｃ．８ 档号章式样 ３２
图Ｃ．９ 归档电子文件目录式样 ３３
图Ｃ．１０ 科研文件归档清单式样 ３４
图Ｄ．１ 科研档案修改申请单式样 ３５
图Ｄ．２ 案卷目录式样 ３６
图Ｄ．３ 目录封面式样 ３７
图Ｄ．４ 文件目录表式样 ３８
图Ｄ．５ 全引目录-案卷目录表式样 ３９
图Ｄ．６ 科研档案利用效益记录表式样 ４０
图Ｄ．７ 科研档案鉴定记录表式样 ４１
图Ｄ．８ 科研档案销毁清册封面式样 ４２
图Ｄ．９ 科研档案销毁清册式样 ４３
图Ｄ．１０ 科研档案交接文据式样 ４４
表Ａ．１ 海洋科学技术研究文件归档范围与档案保管期限表 １３
HY／T０５６-２０１０
前言
本标准与ＨＹ/T ０５６-２００１相比主要变化如下：
---增加了规范性引用的文件（见２）；
---增加了术语和定义（见３．３、３．４、３．５）；
---增加了“总体要求”一章（见４）；
---修改了文件材料的形成与积累、审查和归档的标题与内容（见２００１年版的４．１、４．２；本版的５、
５．１、５．２、５．３、５．４）；
---增加了整理单元构成条款（见６．１）；
---修改了文件材料的整理、立卷的标题与内容（见２００１年版的４．３；本版的６．２、６．３）；
---删除了文件材料的立卷、审查和归档中的行政性条款（见２００１年版的４．１．１、４．１．３、４．３．１、
４．３．２）；
---删除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要统一折叠为Ａ４幅面的内容（见２００１年
版的４．３．１２．４）；
---删除了档案的整理中术语解释性内容（见２００１年版的５．１．１、５．１．１．１、５．１．１．１．１）；
---删除了档案互见性标引条款（见２００１年版的５．１．１．３）；
---删除了室藏号的编制（见２００１年版的５．１．１．４）；
---删除了组成课题代码的一般规则（见２００１年版的５．１．１．１．４）；
---增加了照片整理条款（见６．２．３．２、６．２．３．４、６．２．４．４ｄ））；
---增加了非成册图件整理条款（见６．２．３．３）；
---增加了文件装盒条款（见６．２．５）；
---增加了建立替代卷条款（见６．４）；
---修改了归档移交标题与内容（见２００１年版的４．４、４．４．１、４．４．２、４．４．４．１；本版的７、７．１、７．１．５）；
---修改了档号结构条款（见２００１年版的５．１．１．１．２；本版的８．１．１．１）；
---增加了分类、主题标引条款（见８．１．３、８．１．４）；
---修改了新补文件材料的整理方法（见２００１年版的５．１．１．５．２；本版的８．１．５．２）；
---删除了档案馆的档案整理（见２００１版的５．１．２）；
---修改了档案保管的条款（见２００１年版的５．３．１、５．３．２、５．３．３；本版的８．３．１、８．３．２、８．３．３）；
---修改了档案统计条款（见２００１年版的７．１；本版的９．１）；
---修改了档案开发和利用条款（见２００１年版的７．２、７．３、７．４；本版的９．２）；
---修改了档案移交和接收条款（见２００１年版的６．１、６．３、６．４、６．５、６．６、６．７；本版的１０．３．１、
１０．３．２、１０．３．３）；
---增加了档案鉴定程序（见１０．１．３）；
---增加了移交档案运送条款（见１０．３．３．３）；
---修改了海洋科研文件材料归档范围和保管期限表（见２００１年版的附录Ａ．１、Ａ．２；本版的附录
Ａ）；
---修改了海洋科研课题文件材料归档说明书（见２００１年版的附录Ｂ图Ｂ．１、Ｂ．２、Ｂ．５、Ｂ．６；本
版的附录Ｂ图Ｂ．１、Ｂ．２、Ｂ．５、Ｂ．６）；
---修改了海洋科研文件材料和档案用表格式标题（见２００１年版附录Ｃ；本版的附录Ｃ、附录Ｄ）；
---删除了档案卷夹格式（见２００１年版附录Ｄ图Ｄ．３）；
HY／T０５６-２０１０
---修改了海洋科研档案案卷封面格式（见２００１年版的附录Ｃ图Ｃ．４；本版的附录Ｃ图Ｃ．６）；
---增加了归档电子文件目录式样（见附录Ｃ图Ｃ．９）；
---修改了海洋科研文件材料归档移交单格式（见２００１年版的附录Ｃ图 Ｃ．５；本版的附录Ｃ
图Ｃ．１０）；
---修改了海洋科研档案案卷目录格式（见２００１年版的附录Ｃ图Ｃ．１０；本版的附录Ｄ图Ｄ．２）；
---增加了科研档案目录封面式样（见附录Ｄ图Ｄ．３）；
---修改了海洋科研档案鉴定登记表格式（见２００１年版的附录Ｃ图Ｃ．１３；本版的附录Ｄ图Ｄ．７）；
---删除了海洋科研档案借阅登记簿格式（见２００１年版的附录Ｃ图Ｃ．１１）；
---修改了海洋科研档案移交（接收）清单格式（见２００１年版的附录Ｃ图Ｃ．９；本版的附录Ｄ图
Ｄ．１０）；
本标准附录Ａ、附录Ｂ、附录Ｃ和附录Ｄ为规范性附录。
本标准由国家海洋局办公室提出。
本标准由全国海洋标准化技术委员会（ＳＡＣ/TＣ２８３）归口。
本标准起草单位：中国海洋档案馆、国家海洋局北海分局、国家海洋技术中心、国家海洋局第二海洋
研究所。
本标准主要起草人：侯秀生、薛惠芬、范文静、孙涛、张明和、宋铭航、邱力、葛彦华、孙晓燕、王世福、
袁泽轶。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为：
---ＨＹ/T ０２９．１-１９９３；ＨＹ/T ０５６-２００１。
HY／T０５６-２０１０
海洋科学技术研究档案业务规范
１ 范围
本标准规定了海洋科学技术研究文件材料收集、整理和归档以及海洋科学技术研究档案整理、编
目、保管和开发利用等的基本方法和要求。
本标准适用于海洋科学技术研究档案业务工作。
２ 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有
的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究
是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T １１８２１ 照片档案管理规范
GB/T １１８２２ 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T １８８９４ 电子文件归档与管理规范
ＤＡ/T １８ 档案著录规则
档案库房技术管理暂行规定，国家档案局
国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法，国家海洋局
３ 术语和定义
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