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| 标准编号 | SF/T 0037-2019 (SF/T0037-2019) | | 中文名称 | 公证档案数字化规范 | | 英文名称 | (Notarization file digital specification) | | 行业 | Chinese Industry Standard (推荐) | | 中标分类 | A16 | | 国际标准分类 | 35.240.01 | | 字数估计 | 19,149 | | 发布日期 | 2019 | | 实施日期 | 2019-05-20 | | 发布机构 | 中华人民共和国司法部 | SF/T 0037-2019: 公证档案数字化规范
SF/T 0037-2019 英文名称: (Notarization file digital specification)
中 华 人 民 共 和 国 司 法 行 政 行 业 标 准
公证档案数字化规范
中华人民共和国司法部 发 布
1 范围
本标准规定了公证档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用。并在
附录中给出了数字化加工作业单、档案数字化成果验收单和档案数字化成果备份登记表。
本标准适用于对公证档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范
GB/T 12905-2000 条码术语
GB/T 15418 档案分类标引规则
GB/T 17235.1-1998 信息技术 连续色调静态图像的数字压缩及编码 第1部分：要求和指南
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则
SF/T 0023-2019 全国公证综合管理信息系统技术规范
3 术语、定义和缩略语
4 基本要求
基本要求包括：
a) 应合理制定档案数字化的实施计划，确保原始档案和数字化档案的安全；
b) 在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌；
c) 加工各环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建
立起完整、规范的记录；
d) 应遵循 GB/T 18894 中关于归档电子文件长期保存格式的要求；
e) 应符合 SF/T 0023-2019 的数据规范，以保证数据与通用管理信息系统交互传输；
f) 属于归档范围的公证卷宗和已规定保管期限的公证，全部列为档案数字化加工范围。
5 基本流程
5.1 档案数字化加工的基本流程
档案数字化加工的基本流程包括档案整理、数据采集处理和数据验收及备份。具体流程如图1所示。
其中：
a) 档案整理：包括档案交接、档案规整、条目录入、粘贴二维码、档案实体归档整理；
b) 数据采集处理：包括数据采集、数据采集质检、数据处理、数据处理质检；
c) 数据验收及备份：包括数据验收、数据备份。
5.2 纸质档案数字化工作流程
纸质档案数字化工作流程包括档案整理、扫描与图像处理以及成品制作。纸质档案数字化工作流程
如图 2 所示。
其中：
a) 档案整理：包括按批次领取档案实体、检测补正卷宗错误、补录档案条目、去除影响扫描的装
订、对破损档案采取措施、对折页档案复原装订、按批次归还档案实体、装订质量检查；
b) 扫描与图像处理：包括按规定模式进行扫描、判断有无漏扫错页情况、进行纠偏去污处理、检
查有无偏斜杂质情况；
c) 成品制作：包括生成多页成品文件、成品抽检、实现成品文件与相关联档案条目数据的挂接、
挂接质量检查、抽检档案条目数据对应的成品文件、提交验收报告、采取多种方式备份。
5.3 档案数字化加工作业单
数字化加工负责人应全面掌握各加工环节的状态，建立并及时填写《数字化加工作业单》，具体内
容见附录A。
6 技术要求
6.1 档案交接
档案交接人员应对档案目录与档案实体检查是否一致，并检查档案实体状况，办理出入库手续。
6.2 档案整理
6.2.1 基本要求
在档案数字化工作之前，应对档案进行规范整理，同时对因破损严重无法直接进行数字化或严重影
响数字化质量的档案进行技术修复处理。
6.2.2 纸质档案整理要求
纸质档案整理要求包括：
a) 在扫描过程中应注意保持全宗案卷的完整性，应保护档案的整体价值；
b) 应扫描属于档案组成部分并反映档案内容信息的以下页面：卷皮、目录页、卷宗全部页面（包
括粘贴的照片）、封底及其他附卷资料；
c) 应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页，编页应保留档案内容和原编页
号；
d) 在确保不损坏档案实体的前提下，可对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率；
e) 破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的档案应先
进行压平或熨平处理后再进行扫描；
f) 档案整理人员发现档案原件不清晰、缺页、错页、重页、页面信息不完整等情况应在《数字化
加工作业单》相应环节及日期栏中注明。
6.2.3 照片档案整理要求
照片档案整理要求包括：
a) 应在扫描之前对照片进行适当整理并检查照片是否完整无损、照片的规格，以及照片与纸质卷
宗是否对应等；
b) 已录入档案条目数据的单位，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系；
c) 在确保不会造成损伤的前提下，应对照片进行简单的清洁处理，如去除灰尘、污渍或霉点等，
以提高扫描图像质量；
d) 档案整理人员发现照片原件不完整，存在灰尘、污溃或霉点等情况应在《数字化加工作业单》
相应环节及日期栏中注明。
6.2.4 音视频档案整理要求
音视频档案整理要求包括：
a) 应对拟数字化的磁带进行倒进带处理，防止磁带粘连影响磁带播放效果；
b) 应通过放听检查音视频的完整性，音画质清晰度和载体质量情况；
c) 已经录入条目数据的，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系；
d) 档案整理人员发现磁带粘连、不完整，音画质不清晰等情况应在《数字化加工作业单》相应环
节及日期栏中注明。
6.3 条目录入
条目录入应遵循SF/T 0023-2019数据格式。条目数据库应采用加密算法进行加密，数据格式分为已
录入条目和未录入条目两种条目数据。相关要求包括：
a) 已录入条目包含基本条目和可选条目，其中：
1) 基本条目包括：机构编码、全宗号、目录号、案卷号、归档日期、保管期限、页数以及年
度、类别、类型、公证书编号、当事人信息等。其中 SF/T 0023-2019 未定义的数据规范
见表 1；
6.4 粘贴二维码
已录入条目数据的，粘贴档案整理过程中打印的二维码（例如：PDF147 格式），同步检查条目数
据与档案实体之间的对应关系。
6.5 数据采集
6.5.1 基本要求
基本要求包括：
a) 对不同载体的档案应分别采用相应的专业设备获取数字信息；
b) 不同类型的数字化数据应以纸质档案数字化目录数据库为依据命名，为实现档案目录数据库与
数字化文件的批量挂接提供条件；
c) 数据采集人员应填写《数字化加工作业单》。
6.5.2 纸质档案数据采集
纸质档案数据采用扫描方式进行采集，具体要求包括：
a) 应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描设备。A3 以上幅面档案可采用数码照相机
拍照、高拍仪扫描，或在分幅扫描后进行图像拼接；纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的
档案，或者包含不宣拆装的档案(如热熔铆管装订的档案)，应采用高拍仪或平板扫描方式；纸
张状况良好且可以拆装的档案，可使用高速扫描仪进行连续扫描；
b) 扫描色彩模式选择彩色模式，同一文件对应的档案页面应采用同一种色彩模式；
c) 扫描分辨率应不小于 300DPI；
d) 扫描的图像，采用多页式JPEG压缩或PDF文件格式存储（具备条件的公证机构可采用JPEG2000
无损压缩格式存储）；采用 PDF 格式的，如果扫描仪带 OCR（文字识别）功能的，可以选择带
文字层的 PDF 格式；
e) 扫描后的图像文件存储于以相应案卷档号或公证书编号命名的文件夹中。文件夹内的图像文件
命名与相应案卷档号或公证书编号保持一致。
6.5.3 照片档案数据采集
照片档案数据采用扫描方式进行采集，具体要求包括：
a) 应根据照片档案的实际情况及使用需求选择相应的扫描方式，并进行参数的设置和调整，如亮
度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接
近照片档案原件；
b) 扫描照片时，分辨率应不小于 600DPI；
c) 扫描后的图像采用 JPEG 压缩（或 JPEG2000 无损压缩）文件格式存储；
d) 扫描后的图像文件存储于与纸质档案卷宗对应的文件夹中。文件夹内的图像文件命名与卷宗档
号或公证书编号保持一致。
6.5.4 音频档案数据采集
音频档案数据采集要求包括：
a) 应根据音频档案原始载体型号配备相应的放音设备，放音设备应能正确地将声音源输出；
b) 应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备，应使用大容量硬盘作为存储设备，用于音
频采集的声卡或专业采集卡应符合录音档案数字化要求的技术指标和功能；
c) 应选用采样频率为 44.1kHz，量化级为 16 位，立体声双声道采样参数；
d) 采集后的音频应以 WAV（或 MP3）文件格式长期贮存；
e) 音频档案数字化时应远离强磁场等外部干扰；
f) 采集后的音频文件应存储于与纸质档案卷宗对应的文件夹中，文件夹内的音频文件命名与卷宗
档号或公证书编号应保持一致。
6.5.5 视频档案数据采集
视频档案数据采集要求包括：
a) 应根据录像档案原始载体型号配备相应的播放设备，播放设备应能正确地将影像信息源输出；
b) 应选用性能稳定配置较高的计算机作为数字化设备，应使用大容量硬盘作为存储设备；
c) 配置视频采集软件的参数，应根据磁带视频制式，设定所采集的视频制式(例如：PAL 和 NTSC
等格式)；
d) 视频压缩尺寸及帧率应参照原影像档案标准；
e) 应采用 AVI、MPEG 或 MP4 文件格式进行存储；
f) 录像档案数字化时应远离强磁场等外部干扰；
g) 采集后的视频文件应存储于与纸质档案卷宗对应的文件夹中，文件夹内的视频文件命名应与卷
宗档号或公证书编号保持一致。
6.6 数据采集质检
应对数据采集的结果进行质检，对不符合要求的进行重新采集。
6.7 数据处理
6.7.1 基本要求
对采集到的基本数字信息进行相应的技术处理，使数字信息真实、完整地反映档案的原始内容，数
据处理人员应填写《数字化加工作业单》。
6.7.2 纸质档案数据（图像)处理
纸质档案数据（图像)处理要求包括：
a) 出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度应小于 3°；
b) 方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；
c) 扫描图像中影响图像质量的杂质(黑点、黑线)、多余边框等，在不影响查阅图像的情况下，可
进行去污处理；
d) 大幅面的档案进行分幅扫描后形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。拼
接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹；
e) 发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插
入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
6.7.3 照片档案数据（图像）处理
照片档案数据（图像）处理要求包括：
a) 出现偏斜的图像应进行纠偏处理，达到视觉上基本不感觉偏斜为准；
b) 方向不正确的图像应进行旋转还原；
c) 扫描过程中产生的多余白边应进行裁边处理。处理过程中应确保档案内容信息完整。
6.7.4 音频档案数据处理
音频档案数据处理要求包括：
a) 采集后的音频文件可进行波形振幅调整--音量标准化处理；
b) 原录音带噪声过大可进行适当的降噪处理，以便声音更清晰、干净；
c) 录音带进行数字化可能会形成多个音频文件，应分别采集处理；
d) 音频文件首尾空白无内容、且时间过长的部分，应进行适当剪切，在声音开始前和结束后有 5
秒左右的无声效果即可。
6.7.5 视频档案数据处理
视频档案数据处理要求包括：
a) 视频文件首尾空白无内容、且时间过长的部分，应进行适当剪切；
b) 全部视频电子文件开始时应有 5s 左右的无声画面，应根据原录像档案情况适当地进行编辑、
处理。
6.7.6 数据结构化处理
数据结构化处理要求包括：
a) 数字化材料中提取当事人和关系人信息，并形成当事人与亲属关系等；
b) 数字化材料提取财产信息，并形成财产与当事人的归属关系。
6.8 数据处理质检
6.8.1 基本要求
应对条目数据和采集到的信息数据进行质量检查，并将检查结果在不同加工环节的登记表中注明。
数据处理质检合格后，应分别进行档案实体归档整理及数字化后的数据验收。
6.8.2 纸质......
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